Do what you love, Love what you do:)): OTOMATISASI PERKANTORAN (ELECTRONIC CALENDERING)

A. Pengertian Electronic Calendar

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan sangat padat.

Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, dan menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kita dapat mengakses kassslender manajer lain selain kalender kita. Jika kita ingin menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender elektronik dapat membuat komputer memeriksa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat untuk bersama. Jika kita ingin pergi menemui seseorang, kita dapat memeriksa kalendernya terlebih dahulu untuk menentukan apakah orang tersebut ada. Jika mau, kita dapat mencegah orang lain mengakses seluruh atau sebagian kalender kita. Kalender elektronik bersifat unik diantara aplikasi office automation karena tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah. Sebaliknya, kalender eleketronik menyiapkan saat untuk komunikasi. Kalender electronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang penuh.

B. Sejarah Electronic Calendar

Kalender Elektronik pertana ditemukan oleh Alfred B. Levine pada tahun 1979. Kalender Elektronik memungkinkan pengguna untuk menyimpan catatan peristiwa masa depan pada memori pusat, dengan kemampuan untuk mengingat, mengubah dan menghapus catatan ini, menggunakan keyboard untuk masukan. Kalender elektronik mulai menjadi penting (dan bisa dibilang, berguna) dengan pengenalan perangkat lunak groupware. Software Groupware dimaksudkan untuk meningkatkan kelompok-kerja, untuk membantu orang untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam lingkungan kolaboratif . Groupware Aplikasi pertama kali datang dalam bentuk perpanjangan WordPerfect di 1986 dengan nama WordPerfect Library. Hal ini memungkinkan untuk melakukan manajemen kontak dan kalender bersama antara pengguna. Keberhasilan aplikasi groupware hampir pasti dipengaruhi desain dan fungsi PDA, yang cenderung termasuk fungsi serupa.

PDA software tersebut sering disebut Informasi Pribadi Manajemen (PIM) perangkat lunak. Istilah PDA adalah diciptakan oleh CEO Apple, John Sculley pada tahun 1992 dan digunakan untuk menggambarkan perangkat baru mereka, Apple MessagePad ( umumnya disebut sebagai 'Newton'). Kemampuan kalender elektronik yang ditindaklanjuti PDA seperti Palm dan PocketPC seri, namun fokus selalu pada single-user. Kebanyakan PDA yang ditawarkan memiliki kemampuan untuk melakukan sinkronisasi dengan groupware desktop berbasis aplikasi dan kemampuan untuk mentransfer peristiwa antara perangkat pendukung lainnya. Hal ini memungkinkan seseorang untuk memiliki pusat penyimpanan untuk kalender mereka dan akses Internet di mana saja terdapat konektivitas. Dengan munculnya teknologi Web 2.0,’mash-up'. Hal ini hampir tidak bisa dihindari bahwa kalender elektronik akan berkembang menjadi bentuk baru dalam waktu dekat.

C. Fitur – Fitur Electronic Calendar

Kalender elektronik akan mengandung satu atau lebih dari fitur berikut:

1. Kalender - kalender yang menunjukkan tanggal dan hari dalam seminggu. Sebuah contoh kalender
perangkat lunak sederhana adalah perintah Unix kal, yang hanya output kalender bulanan atau tahunan.

2. Buku Alamat - daftar kontak dengan informasi yang memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi
dengan kontak.

3. Penunjukan Lampiran - Fitur ini memungkinkan pengguna untuk dilampirkan file ke janji. Jika janji
meliputi peserta lain, lampiran ini dipakai bersama dengan mereka.

4. Penunjukan kalender - daftar janji dan peserta untuk janji. Perangkat lunak ini mungkin termasuk
kemampuan mendeteksi konflik penjadwalan, memberitahukan kepada peserta konflik, dan
menyarankan kali pertemuan alternatif.

5. Pengangkatan Secara otomatis mengingatkan peserta pertemuan mendatang.

6. Ketersediaan berbagai - fitur ini memungkinkan pengguna untuk berbagi ketersediaan mereka dengan
orang lain (pengguna dapat memilih cara detail banyak yang bersama-sama); sehingga memfasilitasi
penjadwalan pertemuan antara beberapa individu.

7. Penerbitan Kalender - beberapa alat kalender memungkinkan pengguna untuk mempublikasikan
informasi kalender pilih pada link publik.

8. Kalender mengekspor - Pengguna yang diizinkan untuk mengekspor kalender yang dipilih kebervariasi
format file, termasuk standar iCalendar.

9. Penjadwalan Kolaboratif - kemampuan perangkat lunak untuk memeriksa jadwal dan mengusulkan kali
pertemuan untuk semua peserta. Hal ini memungkinkan para undangan untuk menunjukkan waktu yang
akan bekerja terbaik bagi mereka, yang memungkinkan penyelenggara untuk memilih waktu pertemuan
yang bekerja terbaik bagi semua peserta.

10. Kustomisasi - Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan beberapa fitur yang tersedia
seperti: sisa-sisa pengangkatan email, melihat kalender default, jam kerja dan bekerja menampilkan jam,
dll.

11. E-mail - sistem surat elektronik komunikasi. Hal ini dapat diikat ke dalam kalender janji untuk mengirim
pengingat dan memberitahukan kepada peserta masalah yang timbul dengan pertemuan terjadwal.

12. Grup Kalender - kalender menunjukkan tanggal kelompok di samping kalender individu

13. Beberapa kalender - fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat kalender yang berbeda (yaitu
kalender kerja, kalender anak-anak sekolah).

14. Multi melihat - fitur ini memungkinkan pengguna untuk memilih tampilan kalender mereka
ditampilkan: satu hari, satu minggu, satu bulan, atau satu tahun.

15. Percetakan - Pengguna dapat mencetak jadwal yang dipilih. Biasanya, fitur ini memungkinkan pengguna
untuk memilih bagaimana dia ingin memiliki hasil cetak untuk melihat (yakni termasuk komentar, hanya
subjek, dll).

16. Antarmuka berbasis web - memungkinkan pengguna untuk mengakses kalender mereka dari komputer
atau perangkat mobile (termasuk ponsel) tanpa harus hanya mengandalkan pekerjaan mereka atau
komputer pribadi.

D. Macam Macam Electronic Calendar

1. iCalendar

Internet Kalender atau iCalendar atau biasa disebut sebagai ' iCal adalah spesifikasi kalender yang dimaksudkan untuk menyediakan format umum untuk pertukaran kalender informasi melalui Internet. iCal ini didukung oleh sebagian besar aplikasi kalender modern, memungkinkan pertukaran informasi kalender antara klien yang berbeda. Spesifikasi iCal mendefinisikan bagaimana atribut peristiwa disimpan, seperti durasi, lokasi, pengulangan dan kategori . Selain itu, juga untuk menyimpan aneka data .

2. Google Calendar

Google Calendar merupakan calendar elektronik yang dapat menyimpan informasi lokasi, mencari informasi lokasi, serta menyimpan tanggal. Sejak diluncurkan pada bulan April 2006, Google Calendar dengan cepat membangun reputasi sebagai kalender berbasis web utama. Google Calendar dapat digunakan untuk mencari acara untuk diimpor ke kalender pribadi. Selain itu, Google Calendar juga dapat mengundang pengguna lain ke peristiwa pada kalender pribadi. Google Calendar juga dapat sinkron dengan hampir semua kalender desktop yang ada.

Berikut adalah beberapa fitur yang terdapat pada Google Calendar:

a. Antar Muka

Antarmuka Google Calendar, dirancang oleh Kevin Fox (yang juga dirancang Gmail dan versi kedua dari Google Reader ), mirip dengan aplikasi kalender desktop seperti Microsoft Outlook atau iCal di Mac OS X ini. Didorong interface memungkinkan pengguna untuk melihat, menambah, dan drag-and-drop acara dari satu tanggal yang lain tanpa reload halaman. Ini mendukung mode tampilan seperti agenda mingguan, bulanan, dan. Pengguna dapat "cepat menambahkan" acara kalender dengan mengetik frase Bahasa Inggris standar, seperti "Makan malam dengan Michael 19:00 besok". Pengguna juga dapat mengatur jumlah hari untuk ditampilkan di modus tampilan adat mereka

b. Akses Konten

Acara disimpan online, yang berarti bahwa kalender dapat dilihat dari setiap lokasi yang memiliki akses Internet. Dalam kasus pengguna mengalami hard drive kegagalan, hal itu juga berarti bahwa tidak ada data yang hilang. Aplikasi ini dapat mengimpor Microsoft Outlook file kalender (csv.) dan iCalendar file (. ics, yang de facto membuka file format kalender), walaupun pada tahap ini hanya jika kolom adalah dalam format AS. Multiple kalender dapat tambah dan berbagi, yang memungkinkan berbagai tingkat akses untuk pengguna. Hal ini memungkinkan kolaborasi dan berbagi jadwal antara kelompok-kelompok. Umum kalender yang tersedia untuk mengimpor ke account seseorang termasuk mereka hari libur nasional mengandung berbagai negara. Pengguna juga dapat menambahkan "hidup" iCalendar URL yang update secara berkala.

c. Kalender Sharing

Google calendar memungkinkan banyak kalender yang akan dibuat dan ditampilkan pada tampilan yang sama. Masing-masing dapat dibagi, baik read-only atau dengan penuh mengedit kontrol, dan baik dengan orang-orang tertentu atau dengan semua orang (kalender umum). Pada bulan Februari 2009, google dihentikan pilihan untuk mencari kalender publik dari kolom pencarian dengan menghapus “Search Public Events” tombol. Hal ini juga di nonaktifkan kalender publik galeri. Mengutip pemeliharaan dan isu-isu kegunaan. Perusahaan ini menyarankan untuk menambahkan kalender melalui menarik “kalender firur”, yang di kenal kalender URL, atau melalu permintaan e-mail ke teman.

d. Integrasi Google

Saat ini, Kalender Google dapat disinkronkan dengan perangkat mobile (misalnya, BlackBerry , Palm , iPhone , Pocket PC ) atau dengan aplikasi PC (misalnya, Microsoft Outlook ) melalui perangkat lunak pihak ketiga, dan native dengan Apple's iCal workarounds (diperlukan untuk 3.x iCal , fungsionalitas penuh dengan 4.x iCal). Kalender Google native didukung pada Android berbasis ponsel seperti T-Mobile G1 dan CLIQ Motorola dan pada webOS ponsel berbasis seperti Palm Pra dan Pixi Palm. Event pengingat dapat dikirim melalui email, serta melalui SMS ke ponsel di lebih dari 80 negara dan wilayah.

3. 30 box

Sama seperti Google Calendar , 30 Boxes juga menyediakan dasar kalender online. Selain menawarkan ekspor iCal , ia menawarkan kemampuan untuk berbagi kalender Anda melalui berbagai metode lain .30 box lebih baik dari Google Calendar , dalam hal ini memiliki ketentuan untuk berbagi yang lebih baik ( misalnya foto , video dan jurnal berbagi jasa ) . 30 box calendar memiliki kemampuan untuk berbagi acara dengan pengguna 30 box calendar lainnya di daftar tema. Untuk menambahkan acara dari kalender orang lain , pengguna harus tahu alamat e -mail pengguna yang lain. 30 box memungkinkan untuk menambahkan dan memodifikasi semua rincian spesifik untuk pengguna tertentu .

4. Upcoming

Upcoming menyediakan banyak fitur yang sama seperti Google Kalender dan 30 box , tetapi upcoming lebih baik dalam hal penyajian bentuk dan fitur fitur di dalamnya. Upcoming memungkinkan ekspor peristiwa secara langsung ke Yahoo! Kalender , Google Calendar dan 30 box. Upcoming juga memungkinkan pengguna melihat berapa banyak pengguna yang menghadiri acara serta mampu untuk menandai apakah mereka menghadiri atau menonton acara. Secara Keseluruhan, Upcoming bisa digambarkan sebagai peristiwa – manager daripada kalender atau penjadwal.

5. Rainlendar (All Platforms)

Rainlendar adalah kalender efisien dan to-do list aplikasi yang hidup tertanam pada desktop. Ini benar-benar disesuaikan, dan terintegrasi dengan hampir semua aplikasi kalender populer lainnya (yang berarti bahwa jika kita tidak ingin menggunakannya secara mandiri, kita masih dapat menginstal untuk menanamkan kalender favorit kita di desktop). Berikut adalah beberapa fitur Rainlender:

- - Dapat mengatur peristiwa yang berbeda dengan tampilan yang berbeda.

- - Ada fungsi pengingat alarm.

- - Menunjukan janji outlook

- - Menampilkan tanggal saat ini di tray icon

- - Dapat menempel di desktop

- - Fungsi hotkeys untuk akses cepat

- - Dapat mengganti tema warna yang kita sukai

6. Thunderbird with Lightning (All Platforms)

Aplikasi Thunderbird dengan ekstensi kalender petir dan open source klien email populer langsung menjadi alat kalender kuat. Lightning relatif muda, sehingga belum mendukung integrasi penuh dengan email kita dan kontak seperti Outlook (untungnya fitur-fitur tersebut berada di peta jalan Lightning). Namun, untuk sebuah aplikasi gratis kalender cross-platform tidak dapat lebih baik daripada Thunderbird dengan Lightning. Jika kita lebih memilih kalender standalone ke email-kalender plus-, pastikan untuk memeriksa Sunbird yang pada dasarnya petir sebagai sebuah aplikasi independen.

7. RedBox Organizer

RedBox Organizer dilengkapi dengan fitur paling profesional manajemen pribadi, RedBox Organizer membuat pengelolaan angin rutinitas harian Anda seorang. alat User-friendly seperti Reminder, To-Do, Sticky Notes, Beban Tracker, Buku Alamat, Kalender ditingkatkan dan orang lain akan membuat hidup Anda lebih mudah.

8. Workgroup Kalender Outlook 1,00

Membuat dan melihat semua janji Outlook dan acara dalam satu kalender. Semua acara kalender Anda dari folder kalender menggabungkan diri akan mudah ditampilkan dalam satu tempat. Dengan Workgroup Kalender Anda dapat membuat jadwal Anda mudah, tanpa beralih antara beberapa kalender. Dukungan untuk berbagai versi Microsoft Outlook (2000, 2002, 2003, 2007,2010).

9. Kalender VueMinder Lite 7.0.2

Kalender VueMinder Lite adalah kalender GRATIS dan program pengingat untuk Windows. Ini menampilkan kalender secara bersamaan berlapis-lapis. Ini dapat dilihat dan dicetak oleh hari, minggu, atau bulan. Ini menyediakan pilihan pengingat, termasuk pengingat popup dan alert desktop. Mendukung iCalendar Langganan dan Google Calendar sync. Hal ini juga mengintegrasikan kalender ke dalam desktop Windows Anda, sehingga Anda akan selalu dapat melihat acara mendatang Anda.

10. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server merupakan sebuah produk perangkat lunak pengatur pesan (messaging) dan kolaborasi yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation. Produk ini adalah bagian dari platform Microsoft Windows Server System, dan banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di dunia. Fitur utama yang ditawarkan oleh Exchange Server mencakup manajemen surat elektronik (e-mail), kalender, kontak, dan tasks; dukungan untuk akses langsung dari Web dan juga perangkat bergerak; dan dukungan untuk penyimpanan data.